Do’s and don’t’s saat mengirimkan email demi profesionalitas sangatlah penting untuk diperhatikan. Etiket email mengacu pada prinsip yang harus Anda ikuti saat mengirim email seperti bahasa, struktur, dan formalitas.
Dalam email bisnis profesional, hal ini sangat penting. Dengan menyempurnakan etiket email, Anda menunjukkan profesionalisme dan membangun kredibilitas. Etiket email yang buruk memberi penerima kesan pertama yang buruk. Lalu apa saja do’s and don’t’s saat mengirimkan email?
Do’s And Don’t’s Dalam Mengirimkan Email
1. Gunakan Salam Profesional
Do’s yang harus Anda lakukan saat kirimkan email adalah menggunakan salam yang sopan daripada hanya menggunakan sapaan “Hai” di email profesional. Menyapa dengan sok akrab adalah bagian dar don’t’s yang jangan sampai kamu lakukan.
Dengan begitu, kamu terhindar dari kesan tidak profesional atau terlalu santai bagi penerima.
Ada 6 cara terbaik untuk memulai email adalah:
Selamat siang
Hallo [Nama],
Salam adalah kesan pertama penerima tentang Anda, jadi bermainlah dengan aman dan selalu mulai percakapan dengan sopan.
3. Perkenalkan Diri Anda
Saat mengirim email ke orang asing, penting untuk memperkenalkan diri. Pengenalan harus menyatakan siapa Anda dan mengapa Anda mengirimkan pesan kepada mereka. Jangan biarkan penerima langsung menanyakan email Anda karena itu akan segera mengurangi kredibilitas dan profesionalisme Anda.
Setelah memperkenalkan diri, barulah Anda bisa bertanya. Dalam etika mengirim email yang tepat, Anda dapat menonjolkan pendahuluan dengan menyebutkan siapa Anda dan tujuan mengirim pesan untuk membangun hubungan baik sejak awal.
3 Hindari Kirim File Besar
Saat mengirim lampiran, ada beberapa tindakan yang harus Anda ikuti.
Do’s :
Pastikan untuk mengirim jenis file universal seperti PDF dan JPG. Mengirim jenis file yang tidak dapat dikenali hanya akan menimbulkan masalah bagi penerima Anda.
Aturan etiket email lain yang harus diikuti saat mengirim lampiran adalah menyebutkan bahwa Anda mengirimkannya atau bahkan meminta izin sebelum melakukannya.
Don’t’s :
Hindari mengirim file besar yang akan menghabiskan ruang di kotak masuk penerima. Jika perlu, pastikan untuk mengompresnya menjadi file ZIP. Cara lain yang sangat berguna untuk mengirim file besar melalui email adalah melampirkannya sebagai tautan Google Drive.
Mau belajar hal lain mengenai do’s and don’t’s dalam mengirimkan email? Yuk, pelajari langsung dengan ikut kursus bahasa Inggris di EF! Gabung segera dan dapatkan manfaat terbaik saat belajar bahasa Inggris.
